Vuosilomien hallinta on olennaista yrityksen toiminnan sujuvuudelle. Vuosilomat ovat tärkeä osa työntekijän oikeuksia ja jaksamisen tukemista. Ne tarjoavat mahdollisuuden palautumiseen ja työkyvyn ylläpitämiseen, mutta samalla ne aiheuttavat monessa yrityksessä vuosittain haasteita hallinnollisella puolella.
Tiedät varmasti tilanteen: joku unohti hakea lomaa ajoissa, toinen ei tiedä paljonko lomaa on kertynyt ja esihenkilö yrittää epätoivoisesti pitää kirjaa kaikista poissaoloista.
Vanhanaikaiset ja manuaaliset lomienhallinnan käytännöt vievät siis yhä yllättävän paljon aikaa. Kyse ei ole pelkästä ajankäytöstä, vaan myös virhealttiudesta, hajanaisista tiedoista ja epäselvästä viestinnästä.
Tähän kaikkeen on onneksi olemassa helpompi tapa.
Miksi vuosilomien hallinta on niin tärkeää?
Vuosilomien hallinta vaikuttaa suoraan työyhteisön toimivuuteen ja resurssien järkevään käyttöön. Kun tieto lomista on hajallaan, tapahtuu helposti päällekkäisyyksiä, tiedonkulku takkuaa ja esihenkilöt joutuvat tekemään ylimääräistä selvittelytyötä.
Lisäksi työnantajan lakisääteiset velvollisuudet edellyttävät, että lomat dokumentoidaan asianmukaisesti. Tämä on haaste, jos järjestelmä perustuu käsityöhön ja hajautettuun tiedonhallintaan.
Moni yritys törmää seuraaviin haasteisiin:
– Lomien suunnittelu vaatii sähköpostien ja Excel-taulukoiden selvittämistä
– Ajantasainen tieto lomakertymistä puuttuu tai se lasketaan käsin
– Lomakäytännöt ja -ohjeet eivät ole selkeitä työntekijöille
– Henkilöstöhallinnon aikaa kuluu toistuviin kyselyihin ja tietojen tarkastamiseen
Me kaikki tiedämme, että työpäivien aikana aika on kortilla. Jokainen hetki, jonka HR tai esihenkilö käyttää lomatietojen etsimiseen tai sähköposteihin vastaamiseen, on pois muusta tärkeästä työstä. Lopulta ne vievät aikaa, energiaa ja joskus myös mielenrauhaa.
Samaan aikaan työntekijöille on tärkeää, että lomat hoituvat mutkattomasti ja oikeudenmukaisesti. Kun järjestelmä toimii, ei tarvitse arvuutella, mihin oma anomus katosi tai miksei lomia ole päivitetty oikein. Kaikki on läpinäkyvää ja luotettavaa, mikä rakentaa luottamusta koko organisaation sisällä.
Moderni työajanseurantajärjestelmä vuosilomien hallinnassa – enemmän kuin kellokortti
Moni mieltää työajanseurantajärjestelmän edelleen pelkäksi tuntikirjaustyökaluksi. Todellisuudessa nykyaikainen järjestelmä toimii keskitettynä alustana, jossa hallitaan myös lomat ja muut vapaat yhdestä paikasta.
Työntekijä voi tehdä lomapyynnön suoraan järjestelmässä, esihenkilö saa siitä ilmoituksen, ja hyväksynnän jälkeen tieto päivittyy automaattisesti lomakalenteriin. Samalla järjestelmä huolehtii taustalla lomakertymien laskennasta, työehtosopimusten ehdoista ja esimerkiksi arkipyhien vaikutuksista.
Miten järjestelmä helpottaa arkea? Tässä muutamia konkreettisia hyötyjä:
– Reaaliaikainen näkyvyys koko tiimin tilanteeseen
Esihenkilöt ja HR voivat tarkastella helposti, ketkä ovat töissä tai lomalla, mikä helpottaa arjen suunnittelua.
– Selkeä lomapyyntö- ja hyväksyntäprosessi
Ei enää irrallisia sähköposteja tai unohdettuja viestejä. Työntekijät voivat hoitaa loma-asiat suoraan järjestelmässä, ja esihenkilö hyväksyy tai hylkää pyynnöt muutamalla klikkauksella.
– Lomakertymät ja saldojen seuranta reaaliajassa
Työntekijät voivat itse nähdä, paljonko lomaa on kertynyt ja käytetty, mikä vähentää HR:n ja esihenkilöiden hallinnollista työtä.
– Yhteensopivuus kalentereiden kanssa
Poissaolot voidaan mahdollisesti synkronoida esimerkiksi Outlook- tai Google-kalentereihin, jolloin tiimin yhteinen näkyvyys paranee.
– Raportointi ja ennakointi
Johto ja HR voivat tuottaa raportteja lomien ja poissaolojen jakautumisesta, vertailla eri aikavälejä ja suunnitella resurssitarpeita tuleville kuukausille.
– Tietoturvallisuus ja dokumentointi
Kaikki tiedot tallentuvat järjestelmään turvallisesti ja ovat helposti saatavilla esimerkiksi auditointitarpeita varten.
Yksi suurimmista eduista on tietenkin ajansäästö. Manuaalinen lomahallinta syö helposti kymmeniä työtunteja vuodessa. Nämäkin työtunnit voisi käyttää järkevämmin ja itse tuottavaan työhön. Kun prosessit automatisoidaan ja tiedot ovat yhdessä paikassa, kaikki voittavat, niin työntekijät että esihenkilöt sekä HR.
Hallitaanko teidän vuosilomianne vielä Excelissä tai muuten manuaalisesti?
Jos näin on, niin nyt on hyvä hetki miettiä parempaa ratkaisua. Digitaalinen järjestelmä ei ole pelkästään isojen organisaatioiden etuoikeus, sillä myös pienet ja keskisuuret yritykset hyötyvät merkittävästi selkeämmästä ja tehokkaammasta lomahallinnasta.
Tuntikoneen avulla vuosilomien suunnittelu, seuranta ja hyväksyntä hoituvat yhdessä ja samassa järjestelmässä, ilman sähköpostiketjuja tai Excel-taulukoita. Voit jopa nähdä kertyneet vuosilomapäivät ja että lomapyynnöt eivät mene olennaisilla henkilöillä päällekkäin.
Ota siis askel kohti sujuvampaa arkea ja tutustu Tuntikoneeseen, ja tee lomien hallinnasta helpompaa. Katso alla oleva video, josta näet konkreettisesti, miltä lomakalenteri näyttää juuri Tuntikoneessa:
Voit myös tutustua lisää Kohon Tuntikoneen hyötyihin.
Comments are closed.