Työajanseurannan avulla varmistetaan tehokas työaikojen hyödyntäminen ja työntekijöiden asianmukainen palkanmaksu. Työajanseuranta ei ole vain lakisääteinen velvoite, vaan myös arvokas työkalu yrityksen liiketoiminnan kehittämiseksi. Tässä blogitekstissä käymme läpi, mitä kaikkea työajanseurannassa tulee ottaa huomioon ja millä eri tavoilla yritys voi toteuttaa sen. Blogi pohjautuu laatimaamme työajanseurantaoppaaseen.
Lakisääteiset velvoitteet työajanseurannassa
Suomen työaikalaki velvoittaa työnantajaa kirjaamaan jokaisen työntekijän tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset. Työaikakirjanpito on säilytettävä vähintään kahden vuoden ajan sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana työaika on tehty. Työajanseuranta ei koske ainoastaan säännöllisiä työtunteja, vaan myös lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityöt on dokumentoitava asianmukaisesti.
On todella tärkeää, että työajanseurannan järjestelmät mahdollistavat selkeän ja vaivattoman raportoinnin, mikä auttaa työnantajaa täyttämään lakisääteiset velvoitteet ja vähentämään mahdollisia riitatilanteita.
Katso webinaaritallenne: ”Lainmukainen työajanseuranta modernissa työympäristössä.”
Joustavat työajat ja hybridityö
Nykyajan työelämä on entistä joustavampaa, ja monilla aloilla etä- ja hybridityö ovat tulleet jäädäkseen. Tämä asettaa erityisiä vaatimuksia työajanseurannalle. Työnantajan on luotava selkeät käytännöt, jotka takaavat tasapuolisen kohtelun riippumatta työntekijän työskentelypaikasta. Esimerkiksi liukumat ja työaikapankki tarjoavat joustavuutta, mutta niiden soveltaminen vaatii yhteistoimintaneuvotteluita ja tarkasti määriteltyjä sääntöjä.
Lue myös: Työajanseuranta etätyössä – mihin kiinnittää huomiota?
Erilaiset työajanseurannan tavat
Työajanseurannan toteutustavat vaihtelevat manuaalisesta kirjaamisesta kehittyneisiin järjestelmiin:
1. Manuaalinen kirjaaminen: Tämä on yksinkertaisin vaihtoehto, joka sopii lähinnä pienille yrityksille. Manuaalisen kirjaamisen haasteena ovat sen aikaavievyys ja virhealttius.
2. Työajanseurantajärjestelmät: Modernit työajanseurantajärjestelmät tarjoavat monipuolisia raportointiominaisuuksia ja vähentävät virheitä. Ne integroituvat usein suoraan palkanlaskentaan, mikä tehostaa prosesseja ja lisää tietoturvaa.
3. Toiminnanohjausjärjestelmät (ERP/PSA): ERP- ja PSA-järjestelmät yhdistävät työajanseurannan muihin liiketoiminnan osa-alueisiin, kuten projektinhallintaan ja laskutukseen. Ne tarjoavat reaaliaikaisen seurannan ja ennustavan analytiikan, mikä parantaa päätöksentekoa ja resurssien käyttöä.
Lue myös: 4 merkkiä, että yrityksesi tarvitsee työajanseurantajärjestelmän.
Viisi kysymystä työajanseurantajärjestelmän valinnan tueksi
Järjestelmää valittaessa on tärkeää miettiä yrityksesi tarpeita ja tavoitteita. Tässä muutama kysymys, joiden avulla voit arvioida sopivaa ratkaisua:
1. Mikä työajanseurantatapa sopii parhaiten yritykselleni – manuaalinen vai sähköinen?
2. Tarvitseeko järjestelmän tukea esim. GPS-seurantaa tai lomien hallintaa?
3. Miten palkanlaskenta hoidetaan järjestelmän avulla?
4. Tarvitseeko kirjauksia tehdä mobiilisti?
5. Onko tarpeen valita järjestelmä, jota voi laajentaa toiminnanohjausjärjestelmäksi tulevaisuudessa?
Lue myös: Helppo työajanseuranta: 8 ohjelmistoa vertailussa.
Tehokas työajanseuranta on avain tuottavuuteen ja työhyvinvointiin
Integroitavat työajanseurantajärjestelmät mahdollistavat tiedonsiirron suoraan palkanlaskentajärjestelmään, mikä parantaa tietoturvaa ja vähentää manuaalisen työn määrää. Työaikaraporttien avulla voidaan analysoida työtehtäviin käytettyä aikaa, suunnitella työvuoroja tehokkaammin ja puuttua ylityöpiikkeihin ennakoivasti. Hyvin suunniteltu työajanseuranta auttaa siis sekä vähentämään kustannuksia että parantamaan työhyvinvointia ja tuottavuutta.
Kiinnostuitko tehokkaasta työajanseurannasta? Tutustu tarkemmin, miten Tuntikone tehostaa sinun yrityksesi arkea ja liiketoimintaa.
Tutustu Tuntikoneen hyötyihin
Comments are closed.