Varsinkin moni aloitteleva yritys pohtii, onko työajanseuranta pakollinen asia. Lyhyt ja ytimekäs vastaus on ’kyllä’, joka ikiselle yritykselle ja jokaiselle työntekijälle, kuukausipalkkalaisista tuntityöntekijöihin.
Työaikakirjanpitoon ei kuitenkaan kannata suhtautua pakkopullana, sillä se on eduksi sekä työnantajalle että työntekijälle. Monesti negatiivinen asenne johtuu siitä, että työajanseuranta on turhan hankalaa ja sen takia ei huomata sen tuomia hyötyjä sekä nyt että tulevaisuudessa.
Laki velvoittaa työnantajaa kunnolliseen työaikakirjanpitoon
Suomen työaikalain mukaan kaikkien työntekijöiden työtunneista täytyy pitää reaaliaikaista kirjanpitoa eli selkeää dokumentaatiota. Ei ole väliä, minkälainen organisaatio on kyseessä tai maksetaanko henkilölle tunti- vai kuukausipalkkaa, tuntikirjanpitovelvoite pätee silti. Esimerkiksi asiantuntijatyössä, jossa palkkaa ei makseta nimenomaan tuntien perusteella, tunneista on pidettävä silti kirjaa.
Työnantaja on siis velvoitettu pitämään kirjaa säännöllisen työajan työtunneista, sekä lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnesita. Myös työntekijöiden työtunneista ansaitut rahalliset korvaukset tai niistä annetut vapaat on löydyttävä selkeässä muodossa.
Työaikalain soveltamisesta on kuitenkin olemassa poikkeus. Työaikalakia ei sovelleta työhön, jota pidetään yrityksen, yhteisön tai säätiön taikka sen itsenäisen osan johtamisena. Tämä on kuitenkin oma, mutkikkaampi aihe, johon emme tässä blogissa tämän enempää perehdy.
Lue myös: AVIn tarkastus tulossa – laita työajanseuranta kuntoon
Onko pakollinen työajanseuranta kenties myös hyödyksi liiketoiminnalle?
Kaikki pakollinen ei ole pahasta, ja sama pätee myös työajanseurantaan. Esimerkiksi palkkariidoissa oikeus taipuu uskomaan työntekijää työnantajan sijaan, jos työaikakirjanpitoa ei olla tehty tarpeeksi selkeästi. Ja kun hoidat työajanseurannan kunnolla ja selkeästi, palkanmaksu sekä työtuntien laskuttaminen asiakkailta on paljon helpompaa. Myös työntekijöiden hyvinvointi paranee, kun pystyt seuraamaan ja tasapainottamaan kuormitusta. Hyvin järjestelty työajanseuranta on avainasemassa yrityksen tuottavuudessa sekä johtamisen laadussa.
Työajanseurannan voi toki hoitaa Exceleillä ja muilla manuaalisilla keinoilla. Nykyaikana on kuitenkin tarjolla erittäin hyviä työajanseurantaohjelmistoja, jotka tuovat selkeitä hyötyjä yritykselle eivätkä edes pahemmin rokota lompakkoa.
Hyvä työajanseurantaohjelmisto tuo tehokkuutta tekemiseen
Kuten artikkelin alussa mainittiin, usein negatiivinen asenne pakolliseen työajanseurantaan johtuu sen hankaluudesta. Hyvä työajanseurantaohjelmisto helpottaa prosessia merkittävästi ja yritys pystyy hyödyntämään työaikakirjanpitoa liiketoimintansa tukemiseen.
Digitaalissa työajanseurantaohjelmistoissa työnantajan on erittäin helppoa seurata tehtyjä työtunteja ja työntekijän merkata niitä. Nykyaikaisista työajanseurannan palveluista saat myös kattavat ja reaaliaikaiset raportit, jotka auttavat näkemään kokonaisuuden sekä pureutumaan ongelmakohtiin.
Suuri ongelma työajanseurannan hoitamisessa ilman siihen tarkoitettua ohjelmistoa on GDPR:n vaatimusten täyttyminen. Henkilö- ja palkkatietoja ei saa lähettää sähköpostin välityksellä. Työajanseurantaohjelmiston avulla pystyt lähettämään palkanmaksuun tarvittavat tiedot palkkahallintoon tietoturvallisesti.
Kaiken lisäksi, palkanlaskijasi tulee olemaan hyvin tyytyväinen saadessaan kaikki tarvittavat tiedot sähköisesti, yhdestä kanavasta ja selkeässä muodossa. Vakuutamme, että lippulappuset sun muut eivät ole hänen mieleensä.
Tarvitsetko hyvän, simppelin ja edullisen työajanseurantaohjelmiston? Tuntikone on sellainen.
Varaa Tuntikoneen esittely
Comments are closed.