Jokaisen yrityksen kehityksessä tulee tarve työajanseurantajärjestelmän, kun manuaaliset menetelmät eivät enää toimi. Hektisen työtahdin myötä aika on usein kortilla, kun työntekijöiden tuntilistauksia on käytävä läpi tärkeimpien töiden ohella. Usein tämä huomataan liian myöhään, kun työaika alkaa kasvamaan ylitöiden puolelle ja venymään mahdollisesti pitkälle iltaan. Tällä on pitkällä aikavälillä negatiivinen vaikutus, johon on lopulta todella yksinkertainen vastaus.
Työajanseurantajärjestelmä on tehokas apu, jonka avulla yritys säästää aikaa ja rahaa, kun työaikalistoihin käytetty aika suunnataan tärkeimmille työtehtäville. Olemme kuitenkin nähneet, että yllättävän suuri osa yrityksistä kerää vielä tänä päivänä tunteja esim. manuaalisesti paperille tai Excel-taulukkoon. Moni saattaa kysyä, että miksi näin. Tähän käytäntöön ei olla kuitenkaan saatu yksiselitteistä vastausta.
Lue myös: Excel työajanseurannassa, uhka vai mahdollisuus?
Mitkä ovat ne merkit, kun yrityksesi tarvitsee työajanseurantajärjestelmän?
1. Keräät työaikalistoja eri alustoilta
Kun on kyse tuntien kirjaamisesta ja yrityksellä ei ole yhtä selvää ratkaisua, työntekijät alkavat hoitaa tätä tehtävää omilla tavoillaan. Näitä ovat mm. Excel-kirjaukset, paperivihkot, WhatsApp-viestit ja puhelimen muistiot. Monesta eri alustasta syntyy työnjohdolle yllättävän raskas ja aikaa vievä prosessi, joka on aina pois muilta olennaisimmilta töiltä.
2. Toistuvat virheet ja epäselvyydet
Manuaaliset kirjaukset tuottavat usein päänvaivaa työnjohdolle, mutta myös palkanlaskijalle. Kun kirjauksen käsiala on epäselvää tai kirjaus on tehty puutteellisesti, palkanlaskentaprosessi kärsii. Virheiden ja epäselvien kirjausten läpikäynti voi vaatia paljon aikaa, sillä usein ongelmat ilmenevät vasta palkanlaskennan vaiheessa. Tällöin palkanlaskijan täytyy ottaa yhteyttä työnjohtoon, joka puolestaan ottaa yhteyttä työntekijään.
3. Lakisääteisten vaatimusten täyttäminen on haastavaa
Työvuorolistojen säilyttäminen manuaalisesti on haastavaa, sillä työaikalain mukaan työnantajan on säilytettävä nämä listat vähintään kaksi vuotta kuluvan vuoden lisäksi työsuhteen päättymisestä. Lisäksi kirjanpitolaki edellyttää tietyiltä asiakirjoilta jopa kuuden vuoden säilytysaikaa tilikauden päättymisestä. Automatisoitu työajanseurantajärjestelmä helpottaa näiden lakisääteisten velvoitteiden täyttämistä.
4. Kehittyneet teknologiset tarpeet yrityksen toiminnan kasvaessa
Yrityksen toiminnan kasvaessa kasvaa myös tarve kehittää sisäisiä prosesseja. Jos yrityksen työajanseuranta pyörii paperimallin varassa, käytetään tällöin näiden papereiden läpikäymiseen ylimääräistä aikaa. Tällaisista prosesseista on yksinkertaisesti päästävä eroon. Usein sähköinen työajanseuranta integroituu myös muihin järjestelmiin kuten palkanlaskenta- ja HR-järjestelmiin, joka yhdenmukaistaa yrityksen sisäisiä prosesseja ja helpottaa palkanlaskijan työtä.
Tehoa ja säästöjä työajanseurantajärjestelmällä
Työajanseurantajärjestelmällä tehostat yrityksen toimintaa, ratkaiset jo etukäteen tulevia ongelmia, luot uusille työntekijöille mielikuvan modernista työpaikasta, vapautat työtunteja käyttöösi ja hallinnoit ongelmitta lakisääteiset vaatimukset.
Jos samaistut yllä oleviin asioihin, on aika harkita työajanseurantajärjestelmää. Tuntikone on kattava, yksinkertainen ja edullinen työajanseurantaohjelmisto, jolla hoidat työajanseurannan lakisääteisistä vaatimuksista pitkälle automaattisiin TES-kirjauksiin.
Tutustu Tuntikoneen hyötyihin
Comments are closed.