Kesä on tietysti kausityöntekijöiden kulta-aikaa, mutta monella alalla kausityöntekijät ovat tarpeellisia talvellakin, erityisesti joulusesonkina. Työnantajallahan on lain määräämä velvollisuus pitää kirjaa työntekijöidensä työtunneista, myös kausityöntekijöiden. Samalla työajanseuranta tuo helpotusta palkanmaksuun ja työtuntien kohdentamiseen.

Kausityöntekijöiden työajan hallinta voi kuitenkin olla haastavaa. Erityisesti sesonkien aikana, kun työntekijöiden määrä saattaa vaihdella merkittävästi, perinteiset tavat seurata työaikaa voivat olla sekavia ja aikaa vieviä.

Työaikaa voidaan seurata esimerkiksi siten, että työntekijät leimaavat itsensä töihin, tauoille ja vapaa-ajalle, tai täyttävät tunnit vaikkapa johonkin excel-taulukkoon. Jossain on jopa käytössä vielä erilaiset lippuset ja lappuset, joihin raapustetut merkinnät ovat pahimmassa tapauksessa epäselviä. Tämä saattaa johtaa virheisiin palkanmaksussa. Paperille tehtyjen kirjausten tulkitseminen on tehotonta ajankäyttöä myös esihenkilöiltä, kun aikaa kuluu ylimääräiseen selvittelyyn.

Helppokäyttöinen ja moderni työajanseuranta tuo merkittäviä etuja sekä kausityöntekijöille että esihenkilöille. Sähköinen työajanseurantajärjestelmä mahdollistaa sen, että työntekijät voivat helposti merkitä tehdyt tunnit reaaliajassa mobiilisti tai tietokoneella. Näin säästyy aikaa ja virheiden mahdollisuus minimoituu. Samalla työajanseurantajärjestelmä voi tarjota esihenkilöille selkeät raportit ja tiedot työntekijöiden tehdyistä tunneista, jolloin palkanmaksu ja resursointi sujuvat tehokkaammin.

Kohon Tuntikone ratkaisee kausityöntekijöiden työajanseurannan

Kohon Tuntikone on kehitetty tähän tarpeeseen. Tuntikone sopii erinomaisesti monelle alalle ja yrityksille, joiden palkanmaksu on tuntipohjaista. Sähköinen järjestelmä tarjoaa modernin ja helppokäyttöisen tavan seurata työaikaa, joka säästää sekä aikaa että resursseja. Työntekijät voivat leimata työn aloittamisen ja lopettamisen sekä tauot kätevästi selaimen kautta, myös mobiilisti, mikä tekee siitä erityisen toimivan ratkaisun kausityöntekijöille. Tuntikoneesta maksat vain silloin, kun sitä käytetään aktiivisesti, ja laskutus perustuu käyttäjien määrään. Esimerkiksi golfkenttä: kesäkaudella palvelu on käytössä, mutta talvella käyttöä ei ole, eikä kuukausikustannuksia kerry. Kauden alkaessa palvelun saa kuitenkin nopeasti uudelleen käyttöön.

Tuntikoneen käyttöönotto on yksinkertaista, ja sen avulla työnantaja varmistaa, että kaikki tarvittavat tiedot tallentuvat luotettavasti ja myös tietoturvallisesti. Lisäksi Tuntikoneen avulla palkanmaksu on mutkatonta, koska kaikki tiedot ovat keskitetysti saatavilla ja suoraan käytettävissä palkkahallinnossa. Tämä helpottaa erityisesti sesonkityöntekijöiden palkkojen hoitamista kiireisimpien aikojen keskellä.

Joten kun kausityöntekijät saapuvat, on hyvä varmistaa, että heidän työaikansa seuranta on hoidettu sujuvasti ja luotettavasti. Helppokäyttöinen ja moderni ratkaisu tekee kaikesta vaivattomampaa ja jättää enemmän aikaa itse työn tekemiseeen. Tutustu lisää Kohon Tuntikoneen hyötyihin tai ota se samantien käyttöön!

The post Sesonki tulee ja sen myötä kausityöntekijät – Tuntikoneella tunnit ylös kätevimmin appeared first on Tuntikone.

Työsuojelutarkastajan tulohan ei tarkoita sitä, että yritys olisi tehnyt jotain väärin, vaan yleensä kyse on rutiininomaisesta valvonnasta, jota tarkastajat tekevät. On myös hyvä tietää jo heti kättelyssä, että tarkastaja ei sakota, vaikka havaitsisi puutteita työpaikalla. AVIn tarkastaja on viranomainen ja se voi velvoittaa työnantajan korjaamaan puutteet tietyssä määräajassa. Seuraamuksia yritykselle tulee vasta sitten, jos tämän määräajan laiminlyö.

Työsuojelutarkastajat valvovat siis, että työsuojeluasiat on hoidettu lain vaatimalla tavalla ja valvonnan lisäksi sen tarkoitus on auttaa yritystä kehittämään työsuojelutoimintaansa ja työolojaan. Tarkastuksissa keskitytään muun muassa turvallisuusriskeihin, kuormittumisen hallintaan sekä työsuhteen vähimmäisehtoihin.

Näin tarkastus etenee

Työsuojelutarkastaja yleensä ilmoittaa pari viikkoa etukäteen yritykseen tulevasta tarkastuksesta. Tällöin sovitaan tarkastuksen ajankohta, ja työnantajalle jää aikaa varautua tarkastukseen ja kasata tarkastuksessa läpikäytävät asiakirjat valmiiksi. Etukäteen saatavassa tarkastusilmoituksessa kerrotaan tarkastettavat asiat ja mitkä asiakirjat olisi hyvä varata etukäteen valmiiksi. Tietyt työsuojelun perusasiat, esimerkiksi työnantajan lakisääteiset velvoitteet sekä alakohtaiset riskitekijät käsitellään lähes aina. Jos tarkastus on kohdennettu, tarkastaja käy läpi vain jonkin osan, esimerkiksi työaikakirjanpidon. Joskus erityistilanteessa tarkastus voidaan tehdä myös ilmoittamatta.

Yksi asia, joka käsitellään lähes aina on siis on lain vaatima työaikakirjanpito. Kaikista helpoiten sen asian hoidat työajanseurantaan tarkoitetulla sähköisellä ohjelmistolla, kuten Tuntikoneella. Jos haluat kylkeen myös laskutuksen automatisointia, projektinhallintaa ja muita liiketoimintaa hyödyttäviä ominaisuuksia, suosittelemme tutustumaan esimerkiksi Kohoon. Molemmista saa kätevästi raportit ulos tarkastajaa varten.

Monet pienet ja aloittelevat yritykset seuraavat työaikakirjanpitoaan Exceleissä ja muissa taulukko-ohjelmissa. Tämäkin on sallittua, pääasia on, että työaikaa seurataan jollakin tavalla.

Lue myös blogi: Excel-työajanseuranta, uhka vai mahdollisuus?

Kaikkien yritysten kannattaa selvittää, mitä muuta työsuojelusäädökset vaativat omalla toimialalla ja vastaavan kokoisilta yrityksiltä ja yrityksen dokumentit kannattaa pitää kunnossa aina. Tällöin pääset tarkastusta edeltävänä aikana helpommalla. Tärkeimpiä työnantajan lakisääteisiä asiakirjoja asiantuntijayritysten näkökulmasta ovat:

– sopimukset: työsopimus sekä etätyösopimus ja liukuvan työajan sopimus

– työaikakirjanpito

– perehdyttämissuunnitelma

– työsuojelun ja työterveyshuollon toimintaohjelmat

– rekisteriseloste eli työsuhderekisteri

(tarkista kattava lista työsuojelutarkastus.fi)

Tarkastaja käy asioita läpi tarkastuslistan mukaan. Hän esittää kysymyksiä siitä, miten asiat on järjestetty, mukaan lukien työn psykososiaaliset kuormitustekijät. Tarkastajat voivat myös keskustella työntekijöiden, varsinkin työsuojeluvaltuutetun kanssa sekä tekevät toimitiloja kierrellessään havaintoja esim. ergonomiaan liittyen. Pienistä puutteista tarkastaja antaa kertomuksessaan toimintaohjeet niiden korjaamiseksi. Jos puutteet ovat suurempia, tarkastaja antaa kehotuksen, jonka noudattamista hän valvoo ja voi tarvittaessa tehostaa joko uhkasakolla tai työnkeskeyttämis tai -lopettamisuhalla.

Yleisimmät epäkohdat työpaikoilla liittyvät AVIn mukaan siis työaikajärjestelyihin. Erityisesti tämä koskee niin sanottuja uusia toimialoja, muun muassa viestintä- ja ohjelmistoaloja. Esimerkiksi liukuva työaika ei useinkaan täytä lain vaatimuksia. Järjestelmissä työntekijöille voidaan luoda varoitusrakenne, jossa liukumille on ns. tarkkailurajat, ja niiden ylittyessä työntekijälle, esimiehelle tms. valitulle henkilölle lähtee sähköposti.

Jos tarvitset hyvin pikaisesti ja helposti sähköisen työajanseurannan työntekijöillesi, Tuntikone on sinun juttusi. Tuntikoneella seuraat myös työajan kertymiä ja ajat ulos raportteja valitsemillasi kriteereillä. Voit kokeilla sitä 30 päivää ilmaiseksi.

Kun AVIn tarkastus on tulossa, muista ainakin nämä:

– Tarkista, että lakisääteiset asiakirjat ja erityisesti työaikakirjanpito ovat kunnossa

– Varmista, että työsuojeluvaltuutettu on läsnä tarkastuksessa

– Mieti keiden muiden olisi syytä olla läsnä

– Kuuntele AVIn huomioita yhteystyön hengessä ja ota opiksi ja noudata määräaikoja

– Hyödynnä AVIlta saamasi tarkastuskertomus ja kehitä sen avulla yrityksen toimintaa

– Helposti ja nopeasti saat työaikakirjanpidon kuntoon ottamalla käyttöön Tuntikoneen

Jos sinulla on kysymyksiä AVIn tarkastuksesta, Tuntikoneesta, tai muuta mikä askarruttaa mieltäsi työajanseurannasta, ota meihin yhteyttä!

Lisää luet osoitteista tyosuojelutarkastus.fi, tyosuojelu.fi
Työsuojeluviranomaiset auttavat sekä yrittäjiä että työntekijöitä myös puhelimitse neuvontanumerossa 0295 016 620, johon voi soittaa arkisin kello 9–15.

The post AVIn tarkastus tulossa – laita työajanseuranta kuntoon appeared first on Tuntikone.

Kohon Tuntikone on tilitoimistolle aina maksutonta

Tilitoimisto siis vastaanottaa asiakasyritysten työntekijöiden työajankertymät palkanlaskentaa varten Tuntikoneen avulla. Tuntikone tehostaa tuntipalkkaisten palkanlaskentaa jopa 70 %. Asiakasyrityksen työtunnit saapuvat palkanlaskijalle yhdestä kanavasta, sähköisesti. Tunti-ilmoituksien metsästäminen sähköpostien uumenista tai paperilappusilta on Tuntikoneen myötä historiaa. Kaikki palkanlaskentaa ja -maksua varten tarvitsemasi tiedot löytyvät vastedes yhdestä selkeästä raportista. Kokemuksemme mukaan Tuntikone sopii parhaiten yrityksille, joiden palkanmaksu on tuntipohjaista. Parhaita asiakassegmenttejä ovat olleet: siivous-, rakennus-, logistiikka-, maalaus- ja kiinteistöhuoltoyritykset sekä järjestöala.

Helppoa ja turvallista tietojensiirtoa

Tuntikone on intuitiivinen ja helppokäyttöinen. Käyttäjiä ja tuntikirjausnimikkeitä voi hallita itse yksinkertaisesta käyttöliittymästä. Kaikki palkanmaksuun tarvittavat tiedot siirtyvät automaattisesti palkkahallintoon, turvallisesti ja varmasti. Samalla kun Tuntikone ratkaisee yrittäjän lakisääteiset velvoitteet, Tuntikone täyttää myös GDPR:än vaatimukset. Tiesithän, että henkilö- ja palkkatietojen käsittely sähköpostin välityksellä on EU:n yleisen tietosuoja asetuksen vastaista?

Tuntikoneesta löydät myös informatiiviset raportit, joiden avulla voit seurata työajan kertymiä ja ajaa ulos raportteja valitsemillasi kriteereillä.

Lue myös: Onko työajanseuranta pakollinen asia kaikille yrityksille?

Tuntikoneen hyödyt:

• Turvallista tietojensiirtoa
• Yksi kanava tiedonsiirtoon
• Helppokäyttöinen, selainpohjainen
• Tuntikoneella ratkaiset seuraavat lakisääteiset velvoitteesi
• Eu:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR
• Tulorekisteri 2019
• Työsuojelu ja työaikalaki
• Tietojen turvallinen siirto palkanlaskentaan
• Valmiit integraatiot useisiin palkkajärjestelmiin. Lisäintegraatioita toteutetaan tarpeen vaatiessa
• Selkeät raportit palkanmaksua varten
• Tarvittaessa palkkaperusteiden kuittaaminen ennen siirtoa maksuun

Ota käyttöön Kohon Tuntikone tilitoimistolle ja helpota arkeasi – maksuttomasti!

Varaa etäesittely

P.S. Jos hyvää järjestelmää tilitoimistosi toiminnanohjaukseen, käy tutustumassa Kohoon. Koho-toiminnanohjaus on helppo työkalu tilitoimiston töiden hallintaan ja laskutukseen – sillä onnistuu tilitoimistolle tyypillisimmät laskutustavat: kiinteä veloitus, tuntiperusteinen veloitus tai transaktiolaskutus, tai näiden yhdistelmä.

The post Kohon Tuntikone – tehoja ja turvallisuutta tilitoimistolle työaikakertymien keräämiseen appeared first on Tuntikone.