Koska työaikaa täytyy tietysti seurata jollakin tavalla, Excel on ehdottomasti parempi kuin ei mitään. Työajanseuranta paperilappusilla ja -lippusilla, mihin valitettavan usein nykyaikanakin törmää, taasen ei ole suositeltavaa millään tavalla. Molempiin työajanseurannan käytäntöihin – varsinkin jälkimmäiseen – on kuitenkin olemassa parempia vaihtoehtoja, jotka eivät kovalla työllä täytettyä lompakkoakaan pahemmin rokota.

Miksi työaikaa täytyy, eikä vain kannata seurata? Lue blogi: Onko työajanseuranta pakollinen asia kaikille yrityksille? (Lyhyt vastaus: on se, kaikkien työntekijöiden osalta, kuukausipalkkalaisista tuntityöntekijöihin.)

Excel-työajanseuranta tuo mukanaan omat haasteensa

Mitä sudenkuoppia joudut välttämään Excelillä hoidetun työajanseurannan tiimoilta? Esimerkiksi näitä:

❗️ Tunnit kirjataan jälkeenpäin aivan liian myöhään
❗️ Mitä myöhemmin tiedot kirjaa, sitä kyseenalaisempaa on tietojen oikeellisuus
❗️ Virheiden huomaaminen ja niihin puuttuminen on vaikeaa
❗️ Tietoja on liiankin helppo muuttaa ja jopa poistaa epähuomiossa
❗️ Työntekijämäärän ja tehtävien kasvaessa myös ylläpito vaikeutuu
❗️ Palkanlaskija joutuu tekemään ylimääräistä työtä

Inhimilliset virheet ovat monen isomman ongelman taka-alalla. Pienetkin harhanäppäilyt, virheelliset kaavat ja tahaton huolimattomuus ovat asioita, jotka johtavat helposti virheisiin palkoissa ja kirjanpidossa. Exceleiden kanssa touhutessa ongelmat huomataan usein liian myöhään.

Kuvaan astuu myös GDPR-aspekti: henkilö- ja palkkatietojen käsittely sähköpostin välityksellä on EU:n yleisen tietoturva-asetuksen vastaista. Tiedot pitää jotakin kautta lähettää palkanlaskijalle ja valitettavan usein Excel-tiedostot lähetetään sähköpostitse. Voi olla, että GDPR:n vaatimuksista ei joko tiedetä tai ajatellaan, ettei se ole niin vakavaa. Nykyaikana GDPR on kuitenkin otettava vakavasti. Suosittelemme siis, että keksitte ainakin eri tavan kyseiselle tiedonsiirrolle.

Työajanseuranta siihen tarkoitetussa ohjelmistossa

Kun seuraat työaikaa kunnollisessa ohjelmistossa, hallinnointi helpottuu, kaikki tiedot löytyvät yhdestä paikasta ja tiedot säilyvät tietoturvallisesti. Huomaat helposti mahdolliset näppäilyvirheet ja pystyt puuttumaan niihin saman tien. Henkilöstön ja tehtävien määrän kasvaessa työajanseurantaohjelmisto joustaa mukana. Se auttaa myös analysoimaan työajan käyttöä paremmin, mikä johtaa kohonneeseen tehokkuuteen ja henkilöstön hyvinvointiin.

Siirryttyäsi työajanseurantaohjelmistoon tulet varmasti olemaan parempaa pataa myös palkanlaskijasi kanssa. Ohjelmistoon merkatut työtunnit nimittäin siirtyvät suoraan taloushallintoon oikeassa muodossa, sähköisesti, yhdestä kanavasta ja ilman kommervenkkejä. Täytät näin myös GDPR:n vaatimukset.

Kaiken lisäksi työaikakirjanpidon ylläpitäminen ohjelmiston avulla on helpompaa. Yritykset usein huomaavat Exceleistä työajanseurantaohjelmistoon siirryttyään, kuinka paljon aikaa taulukkojen manuaaliseen ylläpitoon ennen tuhlaantuikaan. Aivan varmasti jokaisella työntekijällä on tähdellisempääkin tekemistä.

Excel on hyvä renki pikkutehtävissä

Emme lähde kieltämään sitä, etteikö Excelillä olisi paikkansa pienten tehtävien hoitamisessa. Jos taulukot kuitenkin alkavat havitella vahvempaa roolia työyhteisössäsi, sille hommalle kannattaa laittaa stoppi. Mutta onko Excel-työajanseuranta siis uhka vai mahdollisuus? Se on toki mahdollisuus, tosin aikaa ja resursseja vievä sellainen. Uhkia siinä on kuitenkin selvästi enemmän verrattuna kunnolliseen työajanseurantaohjelmistoon.

👉 Jos päätät tämän blogin luettuasi, että Excel-työajanseuranta on silti se teidän juttu, kannattaa pitää huolta että taulukot laittaa kuntoon oikea Excel-velho. Muistathan myös kiittää palkanlaskijaasi jouluna hieman laadukkaammalla konvehtirasialla – he ansaitsevat sen toki muutenkin.

👉 Jos taas haluat nyt tietää lisää työajanseurannasta ohjelmistossa, me voimme siinä olla avuksi. Tutustu helposti Tuntikoneeseen asiantuntijan avustuksella. Tuntikone on helppokäyttöinen, tietoturvallinen ja jopa edullinen sähköinen työajanseurantaohjelmisto.

Katsotaan Tuntikonetta yhdessä.

The post Excel-työajanseuranta, uhka vai mahdollisuus? appeared first on Tuntikone.